Umsatzsteuer: BFH zu den Anforderungen an den Buchnachweis

Für die Inanspruchnahme der Steuerbefreiungen für Ausfuhrlieferungen sowie für innergemeinschaftliche Lieferungen ist die ordnungsgemäße Führung des Buch- und Belegnachweises notwendig.

Während der Belegnachweis die konkrete grenzüberschreitende Warenbewegung nachweisen muss, dient der Buchnachweis dazu, dass in der Buchhaltung die Voraussetzungen der Steuerbefreiung generell festgehalten werden. Letzteres umfasst inbesondere Angaben über Art und Umfang der Lieferung, den Abnehmer, den Bestimmungsort und sogar ggf. den Gewerbezweig des Abnehmers (siehe dazu § 13 UStDV bzw. § 17c UStDV).

Der Belegnachweis sollte zeitnah geführt werden. Er kann aber bis zur letzten mündlichen Verhandlung beim Finanzgericht (Abschluss der Tatsacheninstanz) berichtigt oder ergänzt werden. Der Buchnachweis muss nach höchstrichterlicher Rechtsprechung bis zur Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung dem Grunde nach geführt sein.

Über die Frage, wann dem Grunde nach der Buchnachweis bereits geführt ist, hatte nun der BFH zu entscheiden.

Der BFH entschied, dass die Buchung von Ausfuhrlieferungen auf einem separaten Konto unter Bezugnahme auf die jeweilige Rechnung ausreichen kann, um dem Grunde nach den Buchnachweis nach § 6 Abs. 4 UStG i.V.m. § 13 UStDV zu führen. Allerdings ist diese Basis durch die weiteren Belege und Ergänzungen zu konkretisieren.

Im streitgegenständlichen Sachverhalt lieferte die Klägerin Gegenstände ins Drittland und behandelte sie gem. § 6, § 4 Nr. 1 Buchst. a UStG steuerfrei. Sie verbuchte die Ausfuhrlieferungen auf einem separaten Konto und nahm dabei Bezug auf die jeweilige Rechnung. Das Finanzamt ging im Anschluss an eine Außenprüfung davon aus, dass die Klägerin den Beleg- und Buchnachweis nicht erbracht habe und die Lieferungen somit steuerpflichtig seien. Das Finanzamt änderte folglich die Steuerfestsetzung für die Jahre 2007 und 2008 und erhob Umsatzsteuer auf die Lieferungen nach.

Der Unternehmer hat grundsätzlich einen Nachweis gemäß §§ 8 ff. UStDV durch Belege (Belegnachweis) und gemäß § 13 UStDV durch Aufzeichnungen (Buchnachweis) zu führen. Wenn der Unternehmer diese Nachweispflichten erfüllt, kann er die Lieferung steuerfrei behandeln. Dabei kann der Unternehmer den Belegnachweis bis zum Schluss der letzten mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht erbringen, wohingegen der Buchnachweis zu dem Zeitpunkt vorliegen muss, zu dem er die Voranmeldung für den Voranmeldungszeitraum der Ausfuhrlieferung abzugeben hat.

Der Bundesfinanzhof entschied, dass es bei dem Buchnachweis nicht darauf ankommt, dass der Unternehmer zusätzlich ein Warenausgangsbuch führt oder seine Buchführung im Allgemeinen als weitgehend ordnungsgemäß anzusehen ist, sondern dass es ausreicht, wenn der Unternehmer die Ausfuhrlieferungen auf einem separaten Konto unter Bezugnahme auf die jeweilige Rechnung verbucht. Durch die Verbuchung unter Bezugnahme auf die jeweilige Rechnung wird der Buchnachweis demnach dem Grunde nach geführt (absoluter Mindestumfang, der weitere Ergänzungen zulässt).

Die Klägerin war somit berechtigt, durch die Anlagen zu den Rechnungen nicht nur den Belegnachweis, sondern auch den Buchnachweis im finanzgerichtlichen Verfahren zu vervollständigen. Wenn somit der Beleg- und Buchnachweis vor der letzten mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht vorliegt, dann ist zu vermuten, dass die Voraussetzungen des § 6 UStG vorliegen.

Diese Entscheidung verdeutlicht einmal mehr, dass der Buch- und Belegnachweis in vielen Außenprüfungen derzeit einer kritischen Überprüfung durch die Finanzverwaltung unterzogen wird. Die ordnungsgemäße und zeitnahe Führung eines ordnungsgemäßen Buch- und Belegnachweises ist daher für exportierende Unternehmen besonders wichtig. Zudem erspart dies spätere Diskussionen mit der Finanzverwaltung und ggf. notwendigen  Aufwand in der Vervollständigung und Ergänzung.

Besonders wichtig ist die Entscheidung für alle Unternehmen, deren Buchnachweis kritisiert wurde/wird, da nunmehr klargestellt ist, dass sofern dem Grunde nach der Buchnachweis (mittels Verbuchung auf separatem Konto unter Bezug auf die Ausgangsrechnung) geführt ist, eine Ergänzung auch nachträglich möglich ist. Die Betriebsprüfungspraxis ist hier regelmäßig restriktiver gewesen.

Die Entscheidung sollte zum Anlass genommen werden, um die unternehmensinternen Abläufe beim Buch- und Belegnachweis für die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung einmal kritisch zu prüfen.

Link: BUNDESFINANZHOF Urteil vom 28.8.2014, V R 16/14 - Anforderung an Buchnachweis

Quelle: Bundesfinanzhof

Verfasst von: RA und StB Dr. Carsten Höink, Dipl. Finanzwirt, Geschäftsführer der AWB Steuerberatungsgesellschaft mbH, Münst

 

 

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